1.                        Formålet med politikken 
   1.                   Formålet med denne privatlivspolitik er at gøre dig opmærksom på, hvordan Zakobo ApS (”vi”, ”vores”, ”os”) behandler dine personoplysninger. Med denne politik ønsker vi at gøre dig bevidst om, hvilke oplysninger der indsamles og behandles, og hvor længe de opbevares. Privatlivspolitikken omhandler behandling af personoplysninger hos Zakobo ApS når du indgår aftaler, interagerer eller på anden måde udveksler personoplysninger med os. 
2.                        Beskrivelse af behandlingerne
   1.                   Zakobo ApS behandler dine oplysninger til et eller flere specifikke formål og i overensstemmelse med databeskyttelsesreglerne. Vi behandler bl.a. dine oplysninger, hvis du er kunde hos os, samarbejdspartner, leverandør, besøger vores hjemmeside, ansøg eller vores sociale medier, søger om job, samt kontakter os. Oplysningerne vil som alt overvejende udgangspunkt komme direkte fra dig, og vi behandler alene dine oplysninger, så længe det er nødvendigt af hensyn til det formål, hvortil de blev indsamlet. Oplysningerne kan dog også behandles og opbevares længere i anonymiseret form.
   2.                   I nedenstående kan du få et overblik over de forskellige typer af behandlinger, som vi foretager.
      1.             Kundeforhold

I forbindelse med levering af vores tjenester vedrørende administrationssystemer til foreninger og forbund, behandler vi oplysninger om dig som kontaktperson hos din virksomhed eller forening for at kunne indgå og opfylde en aftale med dig, jf. GDPR art. 6(1)(b). Disse oplysninger omfatter kontaktoplysninger som navn, adresse, telefonnummer, e-mail, stillingsbetegnelse, brugeroplysninger og betalingsoplysninger.

Vi sletter oplysningerne løbende, dog senest 5 år efter afsluttet kundeforhold.

2.             Hjemmeside

Du har via vores hjemmeside mulighed for at kontakte os via vores kontaktformular og bestilling af en gratis præsentation af løsningen. Vi behandler i den forbindelse dine personoplysninger med det formål at kunne besvare din henvendelse. De oplysninger, som vi behandler, er navn, e-mail, telefonnummer og din organisations navn. Der er også mulighed for at skrive i et fritekstfelt, men vi fraråder at skrive personoplysninger i dette felt, medmindre det er relevant for henvendelsen. Det retlige grundlag for denne behandling er GDPR art. 6(1)(f).

De oplysninger vi behandler via vores kontaktformular slettes løbende og senest 6 måneder efter seneste kontakt.

3.             Sociale medier

Vi anvender visse sociale medier, bl.a. Facebook, LinkedIn og YouTube, til at komme i kontakt med vores kunder og potentielle kunder, samt fremme vores markedsføring. Hvis du har været inde og ”like” vores fanside på det sociale medie eller har været i kontakt med os igennem dette, behandler vi undgåeligt dine personoplysninger. Vi behandler hertil kun oplysninger om dit navn, e-mail og indholdet i henvendelsen.

Hvis du kontakter os via sociale medier, behandler vi dine personoplysninger på baggrund af vores interesse i at kunne kontakte dig og svare på dine henvendelser jf. GDPR art. 6(1)(f). Oplysningerne vil stamme fra dig og det sociale medie, som du kontakter os igennem.

Vi har et såkaldt fælles dataansvar med de sociale medier vi anvender, idet vi begge behandler dine personoplysninger til egne formål. Du kan læse mere om de sociale mediers behandling af dine personoplysninger i det følgende:

• Facebooks behandling af dine personoplysninger her, og om det fælles dataansvar her. 
• Du kan læse mere de om LinkedIns behandling af dine personoplysninger her og om det fælles dataansvar her.
• YouTubes (Googles) behandling af dine personoplysninger her.

Oplysninger behandlet ifm. sociale medier, som omhandler direkte kommunikation via de sociale medier, slettes med det samme. Opslag på f.eks. Facebook-sider eller i offentlige grupper slettes ikke, idet et opslag eller en kommentar på Facebook-sider eller i offentlige grupper betragtes som værende offentlige områder. Du kan læser mere om offentlige områder her.

4.             Markedsføring

Vi behandler kun dine personoplysninger til brug for markedsføring, hvis du har givet dit samtykke i overensstemmelse med GDPR art. 6(1)(a) til f.eks. at modtage nyhedsbreve om nye funktioner og relevante tilbud. Omfanget af vores behandling fremgår af det konkrete samtykke.

Hvis du har samtykket til at modtage markedsføring fra os, behandler vi som udgangspunkt oplysninger om dit navn, e-mail og navn på din organisation.

Du har til enhver tid ret til at trække dit samtykke tilbage ved at benytte afmeldingslinket i de nyhedsbreve, du modtager eller ved at sende en e-mail til data@zakobo.dk.

Vi opbevarer dokumentationen for dit samtykke, så længe du modtager markedsføring.

5.             Leverandører og samarbejdspartnere

Når vi indgår aftaler med leverandører og samarbejdspartnere, behandler vi oplysninger om disses kontaktpersoner. Dette omfatter oplysninger om navn, stillingsbetegnelse, telefonnummer, e-mail og om nødvendigt betalings- og/eller bankoplysninger.

Oplysningerne behandles enten, fordi det er nødvendigt af hensyn til opfyldelse af aftalen med den pågældende leverandør eller samarbejdspartner jf. GDPR art. 6(1)(b), eller fordi vi som led i aftalen har en legitim interesse i at behandle den pågældendes kontaktoplysninger, jf. GDPR art. 6(1)(f).

Vi opbevarer relevante kontaktoplysninger igennem vores samarbejde. Skriftlige korrespondancer slettes løbende, og oplysninger som er nødvendige til at opfylde vores forpligtelser efter bogføringsloven opbevares i 5 år plus løbende regnskabsår.

6.             Jobansøgere

Hvis du søger job hos os, behandler vi dine personoplysninger med henblik på at vurdere, om du er kvalificeret til en eksisterende eller fremtidig stilling hos os. Vi behandler de oplysninger, du giver os, herunder navn, telefonnummer, mailadresse, fødselsdato, oplysninger om kompetencer, uddannelse og tidligere beskæftigelse samt reference og evt. oplysninger indsamlet via sociale medier.

Vi behandler dine oplysninger for at kunne indgå en aftale med dig om ansættelse på baggrund af din anmodning om vores behandling af ansøgningen. Vi behandler endvidere oplysninger i de tilfælde, hvor vi vurderer, at vores interesser i at behandle dine personoplysninger overstiger dine interesser i, at de ikke behandles, f.eks. oplysninger indsamlet fra sociale medier offentliggjort af dig, jf. GDPR art. 6(1)(f).

Vi deler dine personoplysninger med de medarbejdere, der er involveret i rekrutteringsprocessen.

Hvis vi ønsker at opbevare din oplysninger udover rekrutteringsperioden, indhenter vi dit samtykke.

Uopfordrede ansøgninger opbevares i 6 måneder efter at rekrutteringsprocessen er afsluttet.

7.             Nærmeste pårørende kontakter

Vi indsamler oplysninger om vores medarbejderes nærmeste kontaktpersoner. Det gør vi for at kunne kommunikere med relevante pårørende, hvis der skulle opstå en nødsituation med en af vores medarbejdere.

Vi behandler dine personoplysninger på grundlag af vores legitime interesse i at kunne informere dig om medarbejderens nødsituation, så du har mulighed for at agere (GDPR artikel 6, stk. 1, litra f)).

Vi opbevarer oplysningerne om nærmeste pårørende, så længe ansættelsen varer. Oplysningerne slettes, når ansættelsen ophører. Du eller den relevante medarbejder kan altid kontakte os for at få slettet oplysningerne ved at sende en e-mail til data@zakobo.dk.

8.             Hvidvaskdokumentation

I forbindelse med levering af vores Zakobo bogholderiservice, er vi i medfør af hvidvaskloven forpligtet til at identificere og indhente legitimation fra tegningsberettigede personer hos vores kunder. Dette indebærer, at vi for vores kunder er forpligtet til at identificere og legitimere foreningens tegningsberettigede personer. Der vil derfor ske en behandling af dine personoplysninger i kraft af dit direkte kundeforhold hos os eller i kraft af, at du er tegningsberettiget person i en forening, som er kunde hos os. Det sker som udgangspunkt ved at vi indhenter legitimation på dig via digital signatur (MitID). Alternativt, og hvor det ikke er muligt at indhente legitimation via digital signatur (MitID), indhentes legitimation i form af dine almindelige personoplysninger som navn, adresse, fødested og nationalitet samt CPR-nummer, hvis du har et. Hertil har vi brug for at indhente en kopi af dit pas eller kørekort og dit sundhedskort.

Vi behandler dine personoplysninger, herunder dit personnummer, i overensstemmelse med GDPR art. 6(1)(c) og databeskyttelseslovens § 11(2)(1), da vi er underlagt en retlig forpligtelse i hvidvaskloven. Oplysningerne er som udgangspunkt indhentet direkte fra dig, men der kan være tilfælde, hvor vi er forpligtet til at indhente yderligere oplysninger fra internationale registre.

Såfremt vi er vidende om, har mistanke om eller rimelig grund til at formode, at en transaktion, midler eller en aktivitet har eller har haft tilknytning til hvidvask eller finansiering af terrorisme, er vi forpligtet til at orientere Statsadvokaten for Særlig Økonomisk og International Kriminalitet (SØIK). Det bemærkes særligt, at du som følge af lovgivningen ikke har ret til indsigt i, om der er sket underretning til SØIK eller ret til indsigt i indholdet af underretningen.

Vi opbevarer dine personoplysninger i relation til hvidvaskdokumentation i 5 år efter kundeforholdets ophør, som foreskrevet i hvidvaskloven, hvorefter de slettes.

3.                        Meddelelse om lovpligtig eller påkrævet behandling
   1.                   I de tilfælde, hvor vi behandler dine personoplysninger på baggrund af en retlig forpligtelse eller et krav i henhold til kontrakt eller et krav, der skal være opfyldt for at indgå en kontrakt, er du forpligtet til at give os oplysningerne for, at vi kan opretholde kundeforholdet, opfylde kontrakten samt fakturere dig for vores ydelser m.v. Hvis du ikke ønsker at give os de oplysninger, som vi skal bruge for at overholde vores forpligtelser, kan konsekvensen være, at vi ikke har mulighed for at oprette eller fortsætte kundeforholdet eller opfylde en kontrakt med dig.
   2.                   Du er ikke forpligtet til at give os dine oplysninger i andre tilfælde, f.eks. til brug for vores markedsføring og udsendelse af nyhedsbreve. Konsekvensen ved ikke at give os dine oplysninger vil dog være, at du f.eks. ikke kan modtage markedsføringsmateriale og nyhedsbreve fra os.
4.                        Modtagere af personoplysninger
   1.                   Vi behandler dine personoplysninger med fortrolighed, og vi videregiver som udgangspunkt ikke oplysningerne til tredjeparter. Vi kan dog videregive dine personoplysninger, hvis du har givet dit samtykke, hvis vi har en berettiget interesse i videregivelsen eller hvis vi har en retlig forpligtelse.
   2.                   Vi kan overlade personoplysninger til vores systemleverandører, der behandler personoplysninger på vores vegne og efter vores specifikke instruks i henhold til den indgåede databehandleraftale.
   3.                   I nogle tilfælde benytter vi databehandlere uden for EU/EØS, hvorved personoplysninger kan blive overført til tredjelande, bl.a. i forbindelse med vores brug af cloudløsninger. Hertil anvender vi et gyldigt overførselsgrundlag (evt. herunder EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser) inden vi overfører personoplysningerne. Overførelsen sker alene under iagttagelse af de nødvendige sikkerhedsgarantier som krævet efter gældende databeskyttelseslovgivning og der foretages altid en individuel vurdering vedrørende behov for supplerende foranstaltninger. Du kan kontakte data@zakobo.dk for at få oplysninger om det konkrete behandlingsgrundlag i den sammenhæng.
5.                        Dine rettigheder
   1.                   Når vi indsamler oplysninger om dig, har du en række grundlæggende rettigheder efter persondatareglerne, som du kan gøre brug af. Dine rettigheder omfatter retten til at anmode om indsigt i og berigtigelse eller sletning af dine personoplysninger, begrænsning af og indsigelse mod vores behandling, samt retten til at modtage dine oplysninger i et struktureret, almindelig anvendt og maskinlæsbart format (dataportabilitet).
   2.                   Ovenfor nævnte rettigheder kan være tilknyttet betingelser og begrænsninger. Hvorvidt du som registreret kan anmode om f.eks. at få dine personoplysninger slettet, vil i alle tilfælde afhænge af en konkret vurdering.
   3.                   Hvis du har givet dit samtykke til vores behandling af dine oplysninger, har du til enhver tid ret til at tilbagekalde dette samtykke.
   4.                   Hvis du er utilfreds med vores behandling af dine personoplysninger, kan du indgive en klage til Datatilsynet via deres hjemmeside www.datatilsynet.dk eller ved at ringe på tlf. 33 19 32 00.
6.                        Kontaktoplysninger
   1.                   Den virksomhed, som er ansvarlig for behandling af dine personoplysninger, er:

Zakobo ApS
CVR.nr.: 39840669
Egebæksvej 2, 1.
5000 Odense C
E-mail: data@zakobo.dk
Telefon: +45 2222 7999

7.                        Ændringer
   1.                   Vi forbeholder os retten til at opdatere og ændre nærværende retningslinjer for behandling af personoplysninger. I tilfælde af væsentlige ændringer retter vi henvendelse til dig i form af e-mail eller synlig meddelelse på vores website.
   2.                   Denne privatlivspolitik er senest ændret d. 13.11.2024